Een succesvolle bezoekersregistratie; zelfs bij onbemande receptie

Een groeiende onderneming; een doel waar elk bedrijf naar streeft. Echter komen er veel werkzaamheden kijken bij het runnen en onderhouden van een onderneming, een tijdrovende activiteit. Gelukkig zijn er veel werkzaamheden die uit handen genomen kunnen worden dankzij ervaren specialisten of bedrijven.

Een registratie van bezoekers is een essentiële handeling voor grote bedrijven. De Arbowet, artikel 3.1 lid 2 vermeldt dat werkgevers maatregelen moet nemen voor een overzichtelijke ontruiming bij een calamiteit. Hier wordt niet enkel gesproken over de eigen werknemers, maar ook over de externe bezoekers. Om een ontruiming feilloos te laten verlopen, is het aan te raden bezoekers te registreren.

Bezoekersregistratie

Helaas is het niet toegestaan de registratie per papier te vervullen. Zo  zal een papierenlogboek als datalek gezien kunnen worden; de contactgegevens van de eerdere bezoekers zullen openbaar worden gemaakt voor andere bezoekers. Zo zal onder meer de voornaam, achternaam en bedrijfsnaam kenbaar worden gemaakt. Volgens de AVG-wet wordt deze daad gezien als een verzameling persoonsgegevens die ter inzage op de receptiebalie ligt; een datalek dus.

Contactloos

Gelukkig zijn er meer mogelijkheden de bezoekers te registreren, dat volgens de wet wel is toegestaan. Een digitale receptie zal de toekomstige oplossing zijn om contactloze registratie werkelijkheid te maken. De bezoeker krijg van tevoren een mail met een QR-code en verdere informatie over bijvoorbeeld de maatregelen en eigendommen van het bedrijf, zoals de parkeergelegenheid. Bij binnenkomst zal de bezoeker met de QR-code zich kunnen registreren door enkel te scannen. Zelfs als er sprake is van een onbemande receptie zal de registratie goed verlopen. Na de registratie zal de bezoeker een melding krijgen dat de registratie succesvol is verlopen. De medewerker zal een bevestiging krijgen van de registratie, dat vervolgens in het overzicht met aanwezige bezoekers wordt geplaatst.