De administratie uitbesteden en de wettelijke bewaartermijn

Bedrijven die de administratie uitbesteden, dienen zich uiteraard ook aan de wettelijke bewaartermijn van de administratie te houden. Wanneer u een controle van de Belastingdienst krijgt, dan bent u verplicht om de administratie van de afgelopen jaren te kunnen overleggen. Hier zijn meerdere regels over opgesteld. U kunt de administratie uitbesteden aan een administratiekantoor, zoals Valk Administraties, waarbij de administratie volledig voor u verzorgd kan worden. Vervolgens dient u de administratie zelf te bewaren. Dit doet u voor een termijn van minimaal 7 jaren. Dit betekent dat u voor de duur van 7 jaren alle administratiegegevens en bedrijfsprocesgegevens dient te bewaren voor het geval u een controle op locatie krijgt.

Bewaart u de administratie digitaal of geprint?

Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om de administratie volledig te digitaliseren, maar er zijn zeker ook nog bedrijven die nog veel op papier doen. Het is belangrijk om te weten dat een papieren administratie alleen nog is toegestaan wanneer uw administratie zeer klein is. Vaak geldt dit alleen voor zzp’ers en zeer kleine bedrijven. De administratie moet namelijk binnen redelijke tijd te controleren zijn door de belastingcontroleur. Het is dus in alle gevallen aan te raden om de administratie in digitale vorm te bewaren.

Digitale beschikbaarheid van uw administratie

De administratie uitbesteden vraagt in deze tijd vaak om een digitale aanpak. Steeds meer administratiekantoren handelen alles digitaal af, op veilige wijze, waarbij de administratie op afstand kan worden verzorgd. Hierdoor heeft u automatisch de administratie digitaal beschikbaar. Het kan zijn dat u het voor uzelf prettiger vindt om de administratie in papieren vorm beschikbaar te hebben. Het is uiteraard mogelijk om de administratie zelf af te drukken en in mappen bewaren. Het is belangrijk om te weten dat u in dit geval wel verplicht bent om de digitale administratie gewoon te bewaren voor de duur van minimaal 7 jaren.